1.引言

在科教兴国，科技强国的大背景下，院校教育作为为社会培养技能人才的主阵地，自然取得了快速发展，这也要求学校提升自身的管理水平。对于档案管理的工作，有必要重视信息技术的引入，全面推进档案信息化建设的步伐，这不仅有利于档案的有效利用，也有利于提高档案服务的水平，为现代档案管理在学校的发展奠定了坚实的基础。

2.在院校中采取信息化手段管理档案资料的意义

进入新世纪以来，随着科学技术的不断发展，信息化手段广泛应用于各行各业，针对高职院校的档案资料管理工作，传统的档案管理模式越来越不能适应社会发展的需要，这也促使高职院校在档案工作中引入信息技术，利用高效的收集和检索手段，提高档案资料收集、管理和使用的效率。在大数据技术广泛应用在新形势下，电子文件，实现无纸化办公，推广和应用在院校也加快了信息化建设的步伐,加强档案信息化建设、智能和高效的方式实现档案管理来实现，档案信息化的实现很难失去和破坏原始文件的文件存储和利用的过程，并使在线访问文件信息，起着非常重要的作用在提高文件的效率利用率和文件管理的水平。

3.目前的院校信息化档案管理水平

3.1 档案数字化相对滞后

档案信息化建设工作的实施中有档案数字化这一关键环节，档案数字化工程示意图如下图1,档案的数字化升级在事件过程中往往得不到很好落实，许多院校比较容易接受对新增档案资料进行信息化管理，但是对于存量档案的信息化升级工作往往缺少兴趣，这就导致了其档案资料管理水平相对落后，不仅对文件管理带来很多不便，也难以实现文件共享的目标。

图1 档案数字化工程示意图

3.2 传统的档案管理方式仍然是主流，档案信息化管理相对落后

目前，部分院校档案资料还没有实现完全的电子化，大量档案资料特别是存量档案资料仍然以纸质方式保存，这样一来就难以打通信息之间的壁垒，实现档案资料的共享。部分院校虽然建立了专门的资料管理网络系统，但是这些系统的功能还比较初级，只能用于简单的检索操作，无法实现大量信息的共享互通，并且其资源的丰富程度较低，难以满足需要。

3.3 档案信息化管理制度缺失

目前,由于伟大的档案管理环境的变化，必须以完善的管理体系为保证档案信息化建设，并不断提高和完善系统在实际工作中，尤其是制定标准化管理办法归档存储，权限控制和实时归档。在实际发展过程中，学校对教学和科研工作给予了足够的重视，而对档案工作的重视则相对较少。

3.4 档案信息化建设各自为战，缺少统一规划

当大多数的档案信息化建设在院校目前只考虑自己的需要，缺乏全球协调和总体规划的工作意识，很容易在以后的档案信息资源利用过程中出现不兼容，不能交换数据的问题不仅影响档案信息化建设的过程中，也会导致材料的损失，人力和财政资源。

3.5 档案信息化建设的数据安全保护不到位

信息环境下，信息容易丢失、被盗、篡改，成熟的信息技术、完善的软硬件设施就成为了保障院校档案资料安全的重要屏障，其数据安全管理系统结构如图2。在目前的档案资料信息化管理过程中，大量使用便携式存储设备，打印机，扫描仪等，这些设备的管理一旦产生松懈，就容易成为信息安全漏洞。此外，对于电子文件而言，由于其存储和使用都离不开网络环境，因此，数据容易成为某些不良居心者攻击和破坏的目标，造成数据的篡改和灭失，就为档案资料的信息化管理埋下了潜在的安全隐患。

图2 数据安全管理系统结构

3.6 档案资料管理的人才队伍建设存在脱节

随着档案资料管理信息化浪潮的到来，对相关的管理人才也提出了越来越高的要求，专业化人才队伍的建设就成为了广大院校的必选项。专业的档案资料管理人才不仅需要掌握资料管理的相关理论知识，同时还需要掌握一些信息化系统的操作运维知识。

4.推进院校档案资料信息化管理的思路

4.1 强化重视度

档案作为院校发展中重要的信息资源，对院校的发展具有重要意义。所以在当前院校的发展,管理需要清除文件对学校发展的重要性,加快投资步伐,促进信息化建设、数字化校园建设的重要内容,积极采取各种有效措施,提高档案信息的水平,为档案信息化建设的工作更多的资源支持。