信息技术是21世纪以来发展最为迅速、影响也最为广泛的一种科学技术，给各行各业都带来了深刻的影响。科技革命催生了多种技术，如大数据技术、人工智能技术等，都是信息时代的产物，为人们的生活和工作带来了极大的便利。信息技术不仅可以存储大量的数据，还可以对数据进行分析和处理，为人们自动展现信息资料所展现的规律。信息技术和档案管理工作有着较高的适配性，可以辅助管理人员整合、归纳、采集数据。在信息时代下档案管理人员需要认识到信息技术使用的重要性，在工作中积极使用信息技术，使档案管理工作可以适应时代的发展。

一、档案管理工作中存在的问题

(一)档案管理制度相对不完善

基于我国社会发展情况，很多单位在管理相关档案过程中或多或少会出现档案管理不善问题。站在客观辩证角度去思考，围绕档案管理所建立的相关管理制度，应具备明细合理分配、管理与贴合单位发展趋势的特点，对应管理人员还要实时根据档案数据变化，以此对其进行统计与管理，让管理规则和条例优化的同时做出合理变更[1]。还可对档案加以适当编研，使其具有更高利用价值，需要注意在建立管理规章制度的同时，相关负责人员也要站在公正角度对其建立完善的考评指数。借助健全的考核制度规范人员行为，让此岗位工作者可强化自身工作意识和素养认知，提升责任意识与个人工作能力。基于目前情况而言，诸多单位选择管理档案的工作模式、内容、质量管理和范畴等方面皆会存在问题，例如经常发生档案在归档时与材料相对存在互相无法完整核对的情况，甚至有些工作人员会互相推诿一些工作的责任与疏漏问题，导致档案信息除出现问题时不能得到及时解决，其中信息缺乏可利用性，细节管理权限模糊不清等。这些不良行为都直接影响了档案管理在发展信息化模式过程中，其可利用范围与权责受限，让实地管理制度工作平衡状态被打破，甚至失去执行意义。

(二)档案资源可利用度低

现如今有些单位仍未意识到档案的利用效果，主要体现于档案信息资源利用程度不足，对于信息的储存和检索系统并不健全，导致档案信息化保存持久性重度欠缺，这也直接影响着阅读者对于档案信息收集的便捷性。另一方面，由于信息化方案数据刚刚完成并投放使用，很多单位对其的使定用稳性与效率性抱有怀疑，甚至不愿接受，导致档案信息化管理系统的利用度不高，故而有些单位的档案信息检索使用概率相对偏低，在以后的工作中也不会着重完善档案管理制度。

(三)档案管理工作效率低下

档案管理工作效率低的问题是由于多种问题所导致的，给档案管理工作的创新带来了严重的制约。首先，工作人员缺乏信息技术意识，在工作过程中缺少信息意识，不能有效运用信息技术来对档案工作进行管理，缺乏创新意识。档案管理一直以来都不被各个单位所重视，认为档案管理工作只是整理资料，属于“闲职”，这些误区常常造成在具体工作上也不能认真贯彻和落实，出现了档案工作被边缘化、被遗忘的情况。而广大干部职工也普遍存在对于档案较为忽视，对档案所收集材料不明确，填写材料时马马虎虎，敷衍潦草等现象。其次，档案管理工作量大。传统人工的档案管理方式，需要工作人员自己检查档案、整理档案、分析档案，面对大量的工作任务，难免会影响档案管理工作的质量和效率[2]。

二、提高档案管理工作效率的改进方法

(一)利用信息技术存储和搜集档案信息

在以往进行档案管理时，都是将以纸质资料的形式存放档案，将档案信息放到档案袋中保管。这种管理方式容易导致档案资料受到外界环境的影响，进而出现损坏或者信息丢失的现象，如风干或者受潮等，并且纸质档案随身携带较为麻烦，不利于档案资料的使用。这种档案存储模式可以解决纸质档案的存储局限，提高档案资料的存储数量，减少了纸质档案整理起来的困难程度。数据存储到网络上后，档案管理人员或者其他工作人员在使用档案信息的时候，可以直接从网络上下载即可，或者将数据拷贝到U盘中，提升了档案信息的使用效率。在收集档案信息时需要较为繁杂的环节，并且要求也较高，如部分单位需要本人携带档案资料上交档案，然而由于现代社会的快节奏生活，时间上的问题很难沟通。有关单位可以建立线上档案管理系统，只需要人们在网站上按照档案表格进行填写，就可以实现档案转运和流通的目的。并且，在搜集档案的过程中很容易出现档案信息缺失的问题，需要再一次添加档案资料，通过网站则可以快速解决这一问题，给档案管理工作效率的提高带来了积极影响[3]。